Technologische Fortschritte und Innovationen verändern die Art und Weise, wie wir miteinander kommunizieren. So ist es heutzutage möglich, virtuelle Events live im Internet mitzuverfolgen, ohne die eigenen vier Wände verlassen zu müssen. Dabei ist gerade die Unabhängigkeit von Zeit und Ort die treibende Kraft hinter diesem Trend. Neue Tools und Funktionen machen es möglich, sich interaktiv in die Webveranstaltung einzubringen und das eigene Netzwerk zu erweitern, wodurch ein echter Mehrwert entsteht. Doch was sind Online Events eigentlich und was solltest du bei der Konzeption von virtuellen Veranstaltungen unbedingt beachten?
Was sind Online Events?
Bei einem Online Event handelt es sich um eine Veranstaltung, die im virtuellen Raum stattfindet. Besucher können an der Veranstaltung über unterschiedliche Endgeräte, wie beispielsweise über Smartphones, Laptops oder Spielekonsolen, teilnehmen. Analog zu Veranstaltungen in der realen Welt verfügen auch Webveranstaltungen über einen fixen Termin und ein vorab definiertes Themengebiet. Zudem benötigen Teilnehmer in der Regel eine Einladung oder ein Ticket. Während der Veranstaltung ist es Besuchern meist möglich, sich über Chats und Foren interaktiv am Geschehen zu beteiligen und sich miteinander auszutauschen.
Wie unterscheiden sich Online Veranstaltungen von Offline Events?
Offline Events finden zu einer bestimmten Zeit an einem bestimmten Ort statt. Um dem Event beizuwohnen, müssen die Teilnehmer an den jeweiligen Veranstaltungsort reisen. Dieses Vorgehen ist zeit- und kostenintensiv. Bei virtuellen Veranstaltungen entfällt diese Hürde, wobei auch Menschen teilnehmen können, die zeitlich nur wenig flexibel sind. Rein inhaltlich unterscheiden sich die beiden Veranstaltungstypen wiederum nur wenig voneinander. Um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer aufrecht zu erhalten, kommt der Aufbereitung der Inhalte bei Webveranstaltungen jedoch eine weitaus größere Rolle zu. Dank moderner Plattformen und Online Event Tools ist es heutzutage glücklicherweise möglich, Webveranstaltungen zu einzigartigen Erlebnissen für Besucher zu machen.
Welche Events eignen sich besonders für die virtuelle Welt?
Prinzipiell ist es heutzutage möglich, beinahe jede Art von Veranstaltung virtuell durchzuführen. So werden immer mehr Meetings, Kongresse, Versammlungen, Präsentationen und Sitzungen online durchgeführt. Zudem erfreuen sich auch interaktive Webinare und Online-Workshops steigender Beliebtheit. Unternehmen, die auf Distance Learning setzen, sparen hierbei wertvolle Ressourcen, wodurch es möglich wird, weit mehr Mitarbeitern Weiterbildungsmaßnahmen zukommen zu lassen.
Was gilt es bei virtuellen Veranstaltungen zu beachten?
Damit das Web-Event zu einem vollen Erfolg wird, gilt es, dieses im Vorfeld genau zu planen. Dabei lohnt es sich, Online-Marketing und traditionelles Marketing miteinander zu kombinieren und die einzelnen Maßnahmen gekonnt aufeinander abzustimmen. Um möglichst viele Menschen aus der gewünschten Zielgruppe zu erreichen, muss die Veranstaltung vorab geschickt promotet werden. Neben attraktiven Rabatt-Codes, Gutscheinen oder Goodies können hierbei auch interessante Vortragende oder exklusive Inhalte dazu beitragen, die Neugier von potenziellen Teilnehmern zu wecken.
Webauftritt
Der eigene Webauftritt ist ein guter Startpunkt für die Bekanntmachung des Events. Dabei sollten sich auf der Webseite alle wichtigen Informationen zur virtuellen Veranstaltung befinden. Neben dem Datum und der Agenda ist es beispielsweise auch wichtig, dass die Besucher wissen, wie sie sich für die Veranstaltung anmelden können und ob es Vergünstigungen für spezielle Teilnehmergruppen gibt. Zudem lockern interaktive Inhalte, wie beispielsweise kurze Teaser oder Videos vergangener Events, die Webseite auf und geben potenziellen Teilnehmern einen Einblick darüber, was sie bei der Veranstaltung erwartet.
Soziale Medien
Marketing in den sozialen Medien ist wichtiger Bestandteil einer jeden Kommunikationsstrategie. Dabei lassen sich über Display-Marketing auch Interessenten erreichen, die nicht Teil des eigenen sozialen Netzwerks sind. Zudem kann es von Vorteil sein, die Veranstaltung in öffentlichen Eventkalendern zu registrieren und Kunden gezielt über den eigenen Newsletter auf die Veranstaltung aufmerksam zu machen.
Das ist zu beachten: Virtuelle Event Tools
Im Zuge der Planung gilt es zu entscheiden, welche Online Event Tools genutzt werden. Innovative Plattformen bieten in der Regel zahlreiche Funktionen, die für eine stabile Technik sorgen und gleichzeitig dabei helfen, das Event zu organisieren und zu promoten. So ist es möglich, sowohl die Onlineregistrierung und Koordination sowie die Realisierung und Nachbearbeitung über ein einziges Tool durchzuführen. Die Kernfunktionen erstklassiger Online Event Tools umfassen daher:
- Teilnehmermanagement
- Sitzungsmanagement
- Kollaborationswerkzeuge
- Berichtwesen
Viele Plattformen bieten Veranstaltern zudem die Möglichkeit, Sponsoren einzubinden und einzelne Bereiche für unterschiedliche Gruppen einzurichten. So gelingt es, moderierte Diskussionen in Kleingruppen durchzuführen, wobei selbst Einzelgespräche realisierbar sind.
Erfolgsmessung
Analysetools erlauben es, den Erfolg einer Webveranstaltung zu tracken und in Echtzeit auszuwerten. Dabei lassen sich sowohl der Ticketverkauf und die generierten Leads als auch die Interaktionsrate sowie die Stimmung der Teilnehmer auf Knopfdruck messen. Die gesammelten Daten zeigen das Verbesserungspotenzial und bilden die Grundlage für zukünftige Webveranstaltungen.
E-Mail-Marketing
Einige Tools bieten Kunden spezielle Module für das E-Mail-Marketing. Diese Funktionen machen es möglich, vorhandene Kontaktbücher zu nutzen und neue Daten und Kontakte nach der Veranstaltung automatisch mit dem hauseigenen CRM-System zu synchronisieren. So wird das Verfassen von Erinnerungsnachrichten oder Follow-up-E-Mails zu einem wahren Kinderspiel, wobei auch individuelle Ansprachen und passgenaues Marketing möglich sind.
Fazit: Welche Vorteile bieten Online Events?
CO2-neutrale Online Events sind wesentlich ressourcenschonender und flexibler in ihrer Gestaltung. Dabei entfallen sowohl die Kosten für die Raummiete und den Auf- und Abbau sowie die Kosten für das Catering und für gedruckte Informationsmaterialien.
Zudem bieten virtuelle Events eine weitaus höhere Reichweite und lassen sich wesentlich einfacher skalieren. Die aufgenommenen Video- und Audiodateien können, unter Einhaltung der DSGVO, nach der Veranstaltung wiederum für andere Zwecke gewinnbringend eingesetzt werden, wodurch ein dauerhafter Mehrwert entsteht.
