bitkasten

Rechtssichere und DSGVO-konforme elektronische Kommunikation mit Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern gehört in der Unternehmenswelt mittlerweile zum Standard.

Um dies umsetzen zu können, muss der richtige Anbieter genutzt werden.

In diesem Artikel erfährst du alles über den Anbieter bitkasten, der durch digitalen Briefversand einen sicheren Zugang zu Dokumenten bereitstellt und dabei noch einen positiven Beitrag zum Klima leistet.

Für was eignet sich bitkasten?

bitkasten hat sich dem digitalen Postversand als Alternative zum klassischen Postwesen gewidmet. Briefe werden digital versendet und zugestellt. Eine Briefankündigung und digitale Kopie per Mail sind damit überflüssig.

Über die bekannte Postadresse stellt der bitkasten die Sendung digital zu. E-Mail-Adressen, Druckertreiber oder IT-Installationen sind so überflüssig.

Es ist aber noch viel mehr möglich. So kannst du ganz einfach deine Kommunikationsprozesse digitalisieren.

Durch verschiedene Features wird nicht nur dein Unternehmen effizienter, sondern du schützt auch noch die Umwelt, indem du eine nachhaltige, grüne Unternehmenskommunikation unterstützt.

bitkasten eignet sich also für umweltbewusste Unternehmen mit folgenden Zielen:

• Zielgruppe digital erreichen und mit ihr interagieren - ohne unsichere E-Mail oder E-Mail-Adresse
• Prozesse digital abbilden, vereinfachen und integrieren
• Umweltfreundlich die Druckkosten und den Postversand reduzieren
• DSGVO-konforme und rechtssichere digitale Transformation mit einfacher Integration und ohne Kostenrisiko

So funktioniert bitkasten

bitkasten bietet nicht nur eine Plattform für den digitalen Postversand an, sondern auch ein Archiv und die elektronische Signatur.

Die bitkasten-Plattform

Die Plattform von bitkasten dient der Organisation des Postversandes. Sie beinhaltet folgende Funktionen:

• Digitale Zustellung der Briefpost
• Digitaler Empfang von Informationen, z.B. Formulare oder Anträge
• Rechtsverbindlicher, digitaler Vertragsabschluss durch digitale Signatur
• Langzeitarchiv für den Benutzer

bitkasten Archiv

Das bitkasten Archiv unterstützt dich dabei, die gesetzlichen Vorschriften zu erfüllen, darunter z.B. die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die Gerichtsverwertbarkeit und die Lesbarkeit älterer Dokumente und Datenträger.

Dies wird durch verschiedene Funktionen gewährleistet, z.B. das Einrichten von Ordnerstruktur und Archivierungsregeln oder eine integrierte Suchfunktion.

Damit ist der Briefverkehr unabhängig vom Versender persönlich und lebenslang verfügbar.

Es stehen dabei 2GB Speicher (oder mehr wenn nötig) für Bilder zur Verfügung.

Digitale Signatur mit bitkasten

Die bitkasten Signatur macht deine Post rechtskräftig und sorgt dafür, dass diese Dokumente den hohen Sicherheitsansprüchen gerecht werden.

Damit sparst du nicht nur bereits ab dem ersten Vertrag Geld, sondern schaffst auch einen digitalen und rechtssicheren Prozess ohne Medienbruch. Mitarbeiter und Kunden können nicht nur Verträge empfangen, sondern diese auch per App oder im Web unterschreiben und versenden.

Dass eine Signatur notwendig ist, erkennst du an dem entsprechenden zusätzlichen Icon neben dem Dokument.

Implementiere bitkasten in dein Unternehmen!

Die vollständige Integration von bitkasten in dein Unternehmen ist innerhalb von 4 Wochen möglich. Der Anbieter führt dich anhand verschiedener Steps durch das Onboarding.

1. Projektstart

Hier werden das Projektteam und die Verantwortlichen festgelegt. Außerdem findet die Abstimmung über den Zeitplan für das Go-Live statt.

Beteiligte Bereiche: IT-Abteilung, Marketing, Fachbereich

2. Implementierung

Die Einrichtung des Übertragungswegs, der Definition der kommenden Dokumente, das Fehlerhandling sowie der Testphase findet statt.

Beteiligte Bereiche: IT-Abteilung, Fachbereich

3. Kommunikation & Schulung

Der Kommunikationsplan wird erstellt, die Marketingmaßnahmen werden angepasst und eine Mitarbeiterschulung durchgeführt.

Beteiligte Bereiche: Marketing, Fachbereich

4. Go Live

Finale Anpassung und Aktivierung der Produktionsumgebung und der internen Kommunikation finden statt.

Beteiligte Bereiche: IT-Abteilung, Marketing, Fachbereich

Die Umstellung auf bitkasten und den digitalen Postversand auch intern im Unternehmen ist erfolgreich abgeschlossen.

Ab jetzt kann sich jeder Benutzer kostenfrei für deinen persönlichen bitkasten registrieren. Dafür benötigt er:

• neuen Personalausweis mit aktivierter eID-Funktion
• passenden Kartenleser (z.B. Smartphone mit NFC-Funktion)
• installierte BSI-zertifizierte AusweisApp2

bitkasten: Gut für Budget und Umwelt

Ein großer Vorteil von bitkasten ist, dass der Anbieter nachhaltig handelt und auch dir den Schritt in Richtung Umweltschutz ermöglicht:

• Reduzierung von Papier- und Wasserverbrauch
• Verringerter CO2-Abdruck durch digitale statt physischer Zustellung
• geringerer Energieverbrauch

Dabei kommen keine höheren Kosten auf dich zu. Du musst nur das bitkasten-Porto, die einmalige Einrichtungsgebühr und je nach Nutzung weitere Kosten beachten. Diese sind aber laut Anbieter innerhalb weniger Monate wieder drin.

In der Praxis sieht das dann so aus: Das DPAG-Porto für eine Sendung beträgt 0,80€. Dazu kommen noch Umschlag, Papier und Druck mit 0,15€. Insgesamt zahlst du pro physischer Sendung also 0,95€.

Nutzt du bitkasten, kommst du nur für das Porto von 0,35€ auf. Der Rest fällt weg, für den Empfänger ist der Service komplett kostenlos.

Möchtest du wissen, wie viel Geld und Ressourcen du speziell in deinem Unternehmen sparen kannst, solltest du den Porto- und CO2-Einsparrechner von bitkasten nutzen.

Fazit: Kosteneinsparungen und Umweltschutz bei sicherer Kommunikation

Zusammengefasst: Mit bitkasten kannst du die Kommunikation innerhalb und außerhalb deines Unternehmens schneller, leichter und sicherer machen. Nebenbei sparst du dabei Kosten ein und unterstützt die Umwelt. Innerhalb von 4 Wochen kannst du bitkasten in deinem Unternehmen nutzen und ohne Scan-Dienstleistung von der DSGVO-konformen Dienstleistung profitieren.

Du machst Schluss mit unsicherem E-Mail-Versand, Briefankündigungen, Nachsendeaufträgen und Installationen von Druckertreibern und anderer Software.

Überlegst du jetzt, ob bitkasten für dein Unternehmen sinnvoll ist, dann kannst du einen persönlichen Gesprächstermin mit bitkasten vereinbaren. Dort kannst du dann alle Fragen stellen und dich über die möglichen Preispläne informieren.

Hast du bereits Erfahrungen mit bitkasten gemacht? Schreib mir gerne in den Kommentaren!