AirLST

Digitales Teilnehmermanagement für Events
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Was kann AirLST?

AirLST ist ein Münchner Unternehmen für Online Teilnehmermanagement. Mit der cloud-basierten Plattform kannst Veranstaltungen online planen und deine Veranstaltungsprozesse mit einer All-In-One Software für Teilnehmermanagement, Event-Landingpages und Ticketing vereinfachen.

Event

Mit der Software von AirLST kannst du sowohl Veranstaltungen vor Ort, als auch Veranstaltungen digital durchführen.

Je nach Umfang braucht die Umsetzung eines virtuellen Events 2 bis 3 Wochen Vorlaufzeit. Die Dauer eines Events ist dabei unbegrenzt.

Außerdem können deine Events von unbegrenzt vielen Teilnehmern besucht werden. In einzelnen Workshop-Räumen können sich immer maximal 200 Personen aufhalten.

Auch können beliebig viele Aussteller auf deinem Event ausstellen. Empfohlen ist allerdings eine Maximalanzahl von 25 Ausstellern, da das Event sonst schnell unübersichtlich werden kann.

Mit dem System für digitales Teilnehmermanagement kannst du auch mehrere Events gleichzeitig verwalten. Hier kannst du die Gästelisten, den Einladungsversand, das digitale Ticketing, Kontingente und Wartelisten verwalten, deine Teilnehmer in verschiedene Kategorien einteilen sowie Begleitpersonen erlauben. Für VIPs ist es möglich beim Check-In SMS Alerts oder individuelle Notifications einzurichten.

Egal ob individuell gestaltete Online Einladungen oder komplexe Event-Landingpages, du kannst alle in deinem Corporate Design gestalten.

AirLST sorgt nicht nur auf virtuellen Events für einen reibungslosen Ablauf, das System kann auch für Vor-Ort Messen genutzt werden.

Das beinhaltet:

  • den Druck von Namensschildern, Mitarbeiterausweisen und Eintrittskarten
  • Einweisung der Einlasskräfte in die AirLST Check-In App
  • Einrichtung des benötigten Netzwerks
  • Infrastruktur Setup

Features

Ein Event von AirLST bildet alle wichtigen Elemente einer Vor-Ort-Messe nach. Es gibt eine Lobby, bis zu 50 Live-Stages, Video-Workshop Räume, Networking und Matchmaking Areas und Aussteller Stände an denen Live-Chats möglich sind.

An den Ständen lassen sich auch verschiedenste Medien einbinden und Flyer und Ähnliches zum Download zur Verfügung stellen. Ein Video Chat zwischen Ausstellern und Interessenten an den Ständen ist leider nicht möglich.

Umfragen und Live Votings helfen dir interessante Interaktionsmöglichkeiten an Ständen und während Vorträgen Stimmungen und Meinungen einzufangen und halten Besucher bei Interesse.

Außerdem hat das Eventmanagement System Statistiken die in Echtzeit darstellen, wie dein Event läuft und wie sich die Besucher verhalten. Erhoben und visualisiert werden unter anderem detaillierte Event Statistiken, die Beobachtung und Evaluation der Besucherdaten und Prozessschritte.

Doch auch schon vor dem Event werden wichtige Daten gesammelt, wodurch du deine Planung anpassen kannst.

Du siehst, zum Beispiel, wie viele Rückmeldungen zu Einladungen schon eingetroffen sind, welche Einladungen nicht angekommen sind und kannst mit einem Klick herausfinden warum, um das Problem direkt zu beheben.

Bei niedrigen Rückmeldequoten kannst du zusätzliche Reminder verschicken.

AirLST gibt es bisher nur auf Deutsch, Mehrsprachigkeit ist im Moment noch nicht unterstützt.

Die API lässt Integrationen von Drittanbieteranwendungen zu. Hier ist AirLST auch offen für individuelle Lösungen. Als Beispiel gab es in der Vergangenheit ein digitales Fahrtenbuch für die Automotive Industry oder ein Seating Modul für die Unterhaltungsbranche. Oder virtuelles Netzwerken lässt sich mit dem Tool Wonder.me umsetzen.

Plattform und Betreuung

Virtuelle Events setzt AirLST in Form einer Event-Website um. So ist das Erlebnis zwar weniger immersiv als eine 3D-Umgebung, bedeutet aber eine effektivere und schnellere Navigation und auch weniger Aufwand für Organisatoren und Aussteller. Außerdem lassen sich die Landingpages besser suchmaschinenoptimieren.

Ein Team aus Grafik- und Webdesignern setzt die Webseite für dein Event um.

Vor, während und nach den Events steht dir ein Projektbetreuer von AIRLST bei Fragen und Problemen zur Verfügung.

Use Cases und Erfahrungen

Leider konnte ich keine konkreten Anwendungsbeispiele für virtuelle Events finden. Im folgenden findest du daher zwei Beispiele für von AirLST entwickelte Teilnehmermanagement Systeme für Vor-Ort Veranstaltungen.

Von der Funktionalität her lassen sich die Anwendungen aber auf virtuelle Events übertragen.

Kinopremiere von “Picard”

Der Kunde amazon prime brauchte eine Lösung für ein Ticketingsystem mit Registrierung für VIPs, Schauspieler und Mitarbeiter und zusätzlich die Möglichkeit Tickets zu verlosen.

Als erstes entwickelte AirLST ein Template im amazon prime Look. das auf alle Landingpages und die Seiten im Registrierungsprozess angewandt wurde.

Für das Fan-Gewinnspiel war eine offenen Registrierung möglich mit verschiedenen, kanalspezifischen Passwörtern für die Social Media Kanäle. So konnte man genau sehen woher die Anmeldungen kommen und die Gewinnenden direkt benachrichtigen.

Die Registrierung von VIPs, Schauspieler und Mitarbeiter lief über ein geschlossenes System. Mit einer Einladung wurde ein persönlicher Accesscode versendet. Für jeden dieser Codes gab es individuell einstellbare Parameter, wie zum Beispiel die Anzahl der erlaubten Begleitpersonen. Nach der Registrierung mit dem Code wurde automatisch die Mail mit dem Ticket zur Veranstaltung versendet.

Reservierungssystem für Festzelte

Ein weiteres Anwendungsbeispiel ist das Platzreservierungssystem einiger Festzelte auf dem Oktoberfest.

Im Gästeportal können Gäste über einen Tischplan spezifische Tische für bestimmte Zeiträume buchen, sowie den aktuellen Status ihrer Buchungen einsehen.

Interessanter ist aber was im Backend möglich ist.

Im Reservierungsportal können die Zeltbetreiber:

  • Umsatzzahlen, Reservierungsanfragen, und Menü Buchungen ansehen
  • Blacklisten für unerwünschte Besucher anlegen
  • Gäste in bestimmte Kategorien einteilen

Über das integrierte Buchhaltungsmodul gekoppelt mit E-Mail Automatisierung können die Zeltbetreiber Templates für Bestätigungsmails, Rechnungsversand, Änderungsbestätigungen anlegen. Außerdem werden die Öffnungsraten der E-Mails getrackt.

Der Tischplan ist auch im Backend wichtig. Über ihn kann in Echtzeit die aktuelle Auslastung eingesehen und optimiert werden. Außerdem können die Zeltbetreiber Gäste manuell umplatzieren oder upgraden.

Datenschutz

Eine große Verantwortung von Online Teilnehmermanagement ist der Datenschutz.

Als deutsches Unternehmen ist die Software von AirLST vollständig DSGVO und BDSG konform. Alle vom Kunden bereitgestellten personenbezogenen Daten werden ausschließlich zum Zweck der Vertragsdurchführung nach Maßgabe der datenschutzrechtlichen Bestimmungen erhoben, verarbeitet und genutzt.

Alle Daten werden dabei auf Servern in Deutschland gespeichert, verschlüsselt und geschützt.

Was kostet ein Event? Was für ein Budget musst du einplanen?

Die Kosten sind final individuell für dein Event und deine Anforderungen anzufragen. Richtwerte bei unserer Recherche waren, dass du sehr modular und custom vorgehen kannst und die einzelnen Bausteine bei rund 1300 € bei der reinen Eventplattform starten. Alles drum herum kommt dann noch on Top. 

Hast du mit AirLST schon mal ein Event umgesetzt? Schreib uns doch mal unten deine Erfahrungen über AirLST. 

Damit unterstützt du alle Suchenden bei deren Recherche. Ich sag daher Danke im Namen aller Lesenden! 

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Welche Erfahrungen hast du mit AirLST gemacht? 

Welche Funktion findest du bei AirLST am besten? Schreib es uns in die Kommentare. 

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