Paperless

Mit dem Tool Paperless hast du eine All-In-One Lösung für effektives Vertragsmanagement.

Der Anbieter hilft dir, den kompletten Dokumenten-Workflow sicher und effektiv zu digitalisieren, indem intelligente Dokumente erstellt, signiert und verwaltet werden.

Und das alles auf einer einzigen Plattform.

Dank dem innovativen technologischen Ansatz werden Dokumente in einem eingebauten No-Code-Editor erstellt. Die üblichen Variablen, Formularfelder und Platzhalter sind bereits darin vorhanden und können mit der Drag & Drop-Funktion direkt an die richtige Stelle gezogen werden.

Jedes mit Paperless erstellte Dokument ist ausfüllbar, so dass deine Kunden oder Partner keine weiteren Anwendungen nutzen müssen, um einen Vertrag, Kostenvoranschlag, Fragebogen oder Rechnung zu ergänzen bzw. zu unterzeichnen.

Auf Papier, Stifte, Scanner, Word, PDF-Reader etc. zur Dokumentenverwaltung kann verzichtet werden.

Paperless erstellt, organisiert und bewahrt deine Papiere komplett digital, vertraulich und rechtssicher auf. Und so wird der gesamte Workflow rund um das Vertragsmanagement digitalisiert.

Im Folgenden gehen wir einmal die Verwendung, Vorteile und Konditionen von Paperless durch.

Features

Jedes Unternehmen sieht sich früher oder später mit den bürokratischen Aspekten des Gewerbes konfrontiert. Selbst mit einigen digitalen Tools sind viele Schritte notwendig – exportieren, weiterleiten, unterschreiben.

Häufig müssen viele E-Mails zwischen Abteilungen hin und hergeschickt werden. Irgendwann ist das Dokument dann endlich zum Unterzeichnen bereit. Das ist zeit- und entsprechend kostenaufwendig. Und heutzutage nicht mehr State of the Art.

Paperless verbindet in einer einzigen Plattform alles, was du sonst nur mit Hilfe von Google Docs, PDF-Reader, Scanner, Drucker, usw. erledigen konntest.

Die zahlreichen Zwischenschritte sind nicht mehr notwendig.

Einfache Bedienbarkeit und Automatisierung stehen im Vordergrund. Du und dein Team fokussieren sich dank Paperless auf die tatsächliche Arbeit. Die bürokratischen Aufgaben werden dadurch auf ein Minimum reduziert.

Paperless ist anders

Während viele Anbieter der Digitalen Signatur nur das Unterschreiben des PDFs anbieten, deckt Paperless den gesamten Dokumenten-Kreislauf ab.

Anders als bei klassischen PDFs passt du dein Dokument genau nach deinen Bedürfnissen an. Wie dein Layout genau aussieht, wo du Texte einfügst, und ob du Smart-Felder verwendest, kannst alles du bestimmen.

Ein großer Vorteil bei Paperless ist die automatisierte Eingabeüberprüfung. Zum Beispiel, ob die angegebene IBAN korrekt ist. Das ist bei anderen Anbietern momentan nicht möglich.

Die Dokumentenbearbeitung erfolgt einfach entweder über die Software selbst oder über einen bereitgestellten Link. So kann jeder von seinem eigenen Gerät und direkt im Browser seinen Teil erfüllen. Besonders wichtig ist die rechtssichere Unterschrift.

Für sehr beschäftigte Menschen ist das Terminierungs- und Erinnerungssystem von Paperless eine große Hilfe. Der Nutzer wird automatisch an die Bearbeitung des Dokuments erinnert. Wenn du fertig mit dem Dokument bist, gibst du es frei oder schickst es einfach ab. Im Anschluss findest du das Dokument im Archiv wieder, für den Fall, dass du es nochmal abrufen oder verändern musst.

Für Paperless sind Zeitersparnis und Fehlerreduktion das Ziel. Automatisierte und transparente Prozesse bei intelligenten und flexiblen Dokumenten sind der Weg dahin.

Intuitiver No-Code-Builder

Die Dokumentenerstellung erfolgt einfach und intuitiv über ein Drag-and-Drop-System. Dafür wählst du unterschiedliche Blöcken wie z.B. “Textfeld”, “Bankdaten”, “Checkbox” oder “Bild” aus und ziehst diese direkt in dein Dokument.

So kannst du ganz bequem in wenigen Minuten Verträge, Fragebögen oder Rechnungen erstellen.

Ein super Feature ist das Baukastensystem zur Vertragserstellung. Damit pflegst du eine Datenbank mit Standardklauseln, die immer wieder verwendet werden.

Du und dein Team wählen und fügen diese direkt in das Dokument ein. Du stellst damit sicher, dass nur freigegebene Klauseln im entsprechenden Vertrag vorkommen.

Umfangreiche Personalisierung

Die Benutzeroberfläche bietet dir ein hohes Maß an Individualisierungsmöglichkeiten.

Zum Beispiel kannst du beliebige Felder und Daten in dem Dokument ersetzen, die Formatierung anpassen oder die intelligenten automatischen Systemvorschläge nutzen, um das Layout zu optimieren.

Die moderne Optik spielt bei Paperless eine bedeutende Rolle. Daher kannst du deine E-Mails nach deinen Wünschen formatieren.

Beispielsweise wählst du eine eigene Text- und Hintergrundfarbe, und lädst dein Logo unter E-Mail-Designeinstellungen hoch. Dein Logo kannst du auch in jedem PDF in der Kopfzeile anzeigen lassen.

Automatische Datenprüfung

Die Richtigkeit deiner Daten ist garantiert. Denn alles wird in Echtzeit überprüft, was du mit Paperless ausfüllst. Wenn ein Fehler vorkommt, dann wird der entsprechende Bereich rot markiert.

Digitale Erfassung von Daten und Signaturen

Mit Paperless kannst du nicht nur selbst eine digitale Signatur erstellen und einfügen, sondern auch deinen Kunden den Unterzeichnungs-bzw. Freigabeprozess vereinfachen.

Sie müssen nicht mehr das Dokument ausdrucken, unterschreiben und dann wieder einscannen, bevor es wieder zurück an dich geht.

Auch andere Software und Integrationen werden nicht mehr benötigt. Bei Paperless kann jeder in wenigen Sekunden eine digitale Unterschrift erstellen oder eine bereits bestehende einfügen - und schon ist es erledigt!

Ab und zu kommt es vor, dass der Empfänger das Dokument nicht elektronisch unterschreiben kann. In diesem Fall wird das Dokument ausgedruckt, unterschrieben, gescannt und versendet. Das Auslesen der gescannten Daten kann allerdings zum Problem werden. Paperless überprüft und bestätigt die Infos im Dokument und garantiert damit höhere Sicherheit.

Zudem können deine Kunden dank der integrierten eSignatur-Option ortsunabhängig unterschreiben.

Dokumentenverwaltung und Monitoring

Du behältst stets den Überblick. Denn du kannst den Stand der versandten Dokumente jederzeit einsehen. Damit kannst du alles kontrollieren, und bei Bedarf einschreiten.

Statt ständig zu überlegen, ob deine E-Mail mit dem Dokument richtig angekommen ist und ob der Kunde/Partner sich die Nachricht bereits angeschaut hat, gehört der Vergangenheit an.

Du hast nun alles im Blick. Der Status aktualisiert sich, wenn die Mail abgeschickt und vom Empfänger geöffnet, der Dokumentenanhang angesehen wurde oder der gesamte Prozess abgeschlossen ist.

Darüber hinaus werden all deine Dokumente an einem Ort sicher gespeichert. Von dort aus kannst du sie organisieren, archivieren, in andere Anwendungen wie Google Drive oder Dropbox exportieren bzw. auf deinem Gerät herunterladen.

Collaborative Tools

Eine große Herausforderung stellt das 4-Augen-Prinzip aus Compliance-Gründen dar. Dadurch müssen die entsprechenden Dokumente an relativ vielen Stellen Station machen.

Entsprechend lange warten deine Kunden auf ihre Unterlagen.

Paperless löst dieses Problem, indem es gemeinsame digitale Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung stellt.

Damit können Teams ortsunabhängig an diversen Dokumenten arbeiten. Das geht ohne viele E-Mails zu verschicken.

Durch Stardardvorgaben bezüglich der Freigaben werden Fehler im Versandprozess vermieden. Die Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Abteilungen wird dadurch wesentlich erleichtert.

Wenn die verschiedenen Parteien nicht an einem Ort sind hilft es sehr, dass das Dokument und die Anpassungen von beiden eingesehen und durchgeführt werden können. Damit geht ihr Missverständnisse aus dem Weg und es herrscht von Anfang an Klarheit.

Anhänge & Hochladen von Dokumenten

Nicht nur das Dokument selbst kannst du versenden. Es lassen sich auch Anhänge und Anlage mit Zusatzinformationen, wie z.B. Rechnungen, Zeittabellen, etc. anfügen.

Die entsprechende Datei ziehst du einfach in das Dokument und schon ist sie angehängt. Der Block heißt „Datei-Upload“. Dieses Feature unterstützt insbesondere Onboarding, HR-Formulare und Compliance-Formalitäten.

Mehrere Empfänger

Unterschiedliche Felder und Dokumente können an unzählige Empfänger verschickt werden. Mehrere Empfänger setzen bei Bedarf ihre eigenen Unterschriften, die ihnen zugeordnet werden können.

Außerdem kannst du unterschiedlichen Rezipienten unterschiedliche Rollen zuweisen.

So z.B. kann eine Person das Dokument ausfüllen, die andere überprüfen und noch eine andere freigeben.

Jeder Empfänger spielt eine individuelle Rolle vom Unterschreiben bis hin zur Bearbeitung. Das macht Prozesse effizienter und zeitsparender.

Dokumente in Vorlagen konvertieren

Dokumente die besonders häufig genutzt werden, können in Vorlagen konvertiert werden.

Vorteile von Paperless auf einen Blick

• automatische Geräteanpassung
• kurze Bearbeitungszeit von Dokumenten
• umweltfreundlich dank Verzicht auf Papier
• ortsunabhängiger Zugriff auf alle Dokumente
• bequeme eSignatur-Erfassung
• Compliance-konform
• bestätige Beweiskraft vor Gericht
• versiegelter PDF-Export
• DSGVO-konform & sicheres Hosting in Deutschland

So erstellst du ein Dokument mit Paperless:

1. Nach der Anmeldung auf der Paperless Plattform landest du als Erstes auf deinem individuellen Dashboard, wo die wichtigsten Daten zu deinem Dokumenten-Flow angezeigt werden.

2. Auf der linken Seite siehst du dann ein Menü mit unterschiedlichen Elementen.

Wenn du auf “Dokumente” klickst, hast du eine Übersicht all deiner Dokumente. Diese kannst du ähnlich wie in einer E-Mail-Inbox durchsuchen oder nach Status (z.B. “Entwurf”, “aktiver Prozess”, “Abgeschlossen”) filtern.

In demselben Bereich kannst du auch ein neues Dokument erstellen. Dafür klickst du einfach auf den Button “Dokument erstellen”.

3. Wenn es dein erstes Dokument bei Paperless ist, kannst du dieses entweder komplett selbst aufbauen oder mit einem Demo-Template von Paperless starten.

4. Danach landest du im Builder, wo auf der rechten Seite unterschiedliche Elemente angezeigt werden. Darunter gibt es Inhalts- und Formularfelder. Die Inhaltsfelder sind statisch und sollen Informationen in Form von Text, Video oder Bilder beinhalten. Die Formularfelder dagegen sind ausfüllbar und geben dir die Möglichkeit, die Daten vom Empfänger einzuholen. Alle diese Elemente kannst du per Drag-and-Drop in dein Dokument ziehen und anpassen. Darüber hinaus kannst du Empfänger hinzufügen, Variablen bearbeiten, Pflichtfelder festlegen und vieles mehr.

5. Unter dem Punkt “Templates” lassen sich Vorlagen für unterschiedliche Dokumententypen z.B. Angebot, Vertrag, Rechnung usw. erstellen und speichern. So kannst du beim nächsten Mal einfach eine passende Vorlage wählen statt jedes Dokument wieder neu zu bauen.

6. Im Anschluss kannst du das Dokument direkt von der Plattform aus an den Empfänger senden. Es funktioniert genauso wie bei einer normalen E-Mail: Du verfasst eine Nachricht und einen Betreff, fügst deine Signatur hinzu und schickst das Ganze ab. Für jede Mail kannst du automatische Erinnerungen einrichten.

Use Cases

Großen Zuspruch findet Paperless bei zahlreichen StartUps. Viele dieser Unternehmen gehören der Maschinenbau-, Immobilien-, Chemie- oder Automobilindustrie an und wagen den Sprung in die digitale (Dokumenten-)Verwaltung, um Zeit zu sparen und effizienter zu arbeiten.

Und genau das ermöglicht Paperless.

Ein großer Treiber dieser Entwicklung ist auch die Pandemie und die entsprechenden Einschränkungen.

Viele brauchen alternative Lösungen, um die neuen Herausforderungen zu meistern. Darunter fallen auch Berufe, wo viele Formulare verwendet werden, z.B. Steuerberater.

Kosten

Paperless kann kostenlos getestet werden. Danach kannst du dir für 25,00 $/Monat das Abo sichern.

Datenschutz

Paperless ist laut eigener Aussage DSGVO- und eIDAS-konform. Zudem sind die Daten auf deutschen Servern gehostet und alle Informationen werden mit einer 256-Bit-Verschlüsselung mit einem 2.048-Bit-RSA-Schlüssel übertragen.

Zugriffe auf Paperless werden nach 6 Monaten gelöscht.