Fastbill

FastBill aus Frankfurt ist eine beliebte Software für die Rechnungsstellung und Buchhaltung für Selbstständige und kleine Unternehmen. Mit FastBill lassen sich schnell und einfach professionelle Rechnungen erstellen, Ausgaben und Belege erfassen, sowie Zahlungen auf dem Bankkonto im Blick behalten.

Die Software ist benutzerfreundlich und kann bequem über den Browser bedient werden. Vor allem wird FastBill von Selbstständigen und Unternehmen in der Dienstleistungsbranche genutzt. Seit 2021 gehört FastBill zum kanadischen Unternehmen Freshbooks, wird aber weiterhin als GmbH in Deutschland vom bestehenden Team aufgebaut.

Wofür kann man FastBill nutzen?

Zu den Hauptbereichen von FastBill gehören die Rechnungsstellung, eine Belegverwaltung, die Bankkonto-Integration sowie Auswertungsmöglichkeiten und Exporte, z. B. für den Steuerberater. Für Einzelunternehmer bietet FastBill die Möglichkeit, einen Einnahmen-Überschuss-Report zu erstellen und eine Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt zu übermitteln.

Auf dem Dashboard sind alle wichtigen Funktionen, Zahlen und Dokumente schnell im Zugriff. Die Darstellung ist interaktiv. Jedes Element ist klickbar und führt direkt zum Dokument (wie einer Rechnung) oder Datensatz (wie einem Kunden). Im Dashboard findest du:

• die letzten Umsätze
• ausgehende und eingehende Rechnungen
• fehlende Belege zu Zahlungen auf dem Konto
• errechnete Umsatzsteuer im laufenden Monat
• Top Kunden
• Top Ausgaben (nach Kategorie)

Rechnungen erstellen

Das Herzstück von FastBill ist die Rechnungsstellung. Damit die Rechnungen auch schön aussehen, können unterschiedliche Dokumentenvorlagen angelegt werden. Diese lassen sich einfach mit einem Drag-and-drop Vorlageneditor mithilfe von fertigen Blöcken gestalten. So kann man nicht nur ein eigenes Logo hochladen, sondern auch eigene Schriften oder gleich ein komplettes Briefpapier. Auch mehrere Sprachen sind möglich und die wichtigsten Text-Snippets für z. B. die Kleinunternehmerregelung oder innergemeinschaftliche Lieferung sind bereits enthalten. Wichtige Daten wie Kontoinformationen oder die Anschrift werden aus den Stammdaten von FastBill übernommen. Die Vorlage ist damit sehr schnell angelegt.

Steht das Layout, kann auch schon der erste Kunde angelegt und die Rechnung in einer einfachen Rechnungsmaske erstellt werden. Dabei kann bei jeder Rechnung neu entschieden werden, welche Vorlage verwendet werden soll, ob es Brutto- oder Nettoposten sein sollen (inkl. oder zzgl. MwSt.), welche Rabatte insgesamt oder pro Posten gewährt werden sollen, und mehr. FastBill rechnet alle Beträge korrekt zusammen und erstellt die Rechnung im passenden Design als PDF Dokument.

Von hier aus gibt es mehrere Wege, wie die Rechnung an den Kunden verschickt werden kann:

• per Download (als PDF oder X Rechnung im XML Format)
• per E-Mail Versand direkt über FastBill inkl. Link zur Online Ansicht
• per Post (ab 1,30€ / Brief) - funktioniert über Credits, die vorher in FastBill gekauft werden müssen.

Um den Status der Rechnung besser im Blick zu behalten, arbeitet FastBill mit einem praktischen Farbsystem. Offene Rechnungen innerhalb der Zahlungsfrist sind grau, überfällige Rechnungen rot, angemahnte Rechnungen gelb, und bezahlte Rechnungen grün. So sieht dann eine bezahlte Rechnung aus:

Interaktives Kundencenter und Rechnungen online bezahlen lassen

FastBill ist eine interaktive Software und macht die Zusammenarbeit mit Kunden einfacher. Über eine Online Ansicht lässt sich jede Rechnung mit dem Kunden per Link teilen, und zwar ohne, dass ein PDF verschickt werden muss. In der Online Rechnungssicht kann der Kunde Rückfragen stellen oder Kommentare lesen und - falls aktiviert - die Rechnung direkt online bezahlen. FastBill bietet dafür eine Integration mit PayPal, Stripe (Kreditkarte) und Sofortüberweisung an. Sobald über die Rechnung auf diesem Weg bezahlt wird, verschwindet der “jetzt bezahlen” Button und die Zahlung wird automatisch hinterlegt.

Erhält ein Kunde mehrere Rechnungen, kann er alle seine Rechnungen über den Link zu seinem Kundencenter jederzeit online überblicken, herunterladen, oder ggf. noch bezahlen.

Belege erfassen und verwalten

Kein Business funktioniert ohne Ausgaben. Ob Kontoführungsgebühren, Lieferantenrechnungen oder Kosten für Software. All diese Belege oder beleglosen Transaktionen können ebenfalls in FastBill erfasst und auch von dort bezahlt werden.

Um einen Beleg zu erfassen, gibt es 4 Optionen:

1. per Drag-and-drop Upload über das Dashboard
2. über die E-Mail Inbox (einfach ein PDF als Anhang an eine Inbox E-Mail-Adresse weiterleiten)
3. per Scan App von FastBill
4. per automatischem Belegservice (GetMyInvoice)

Die für mich bequemste Art ist, Belege einfach per Smartphone an die FastBill Inbox weiterzuleiten. Der PDF-Anhang wird automatisch erkannt und das Dokument in die Inbox gelegt.

Von hier aus unterstützt die Software mit einer KI, um den Datensatz für das Dokument zu vervollständigen. Alle wichtigen Felder werden vorausgefüllt (inkl. Lieferant, Nettopreis, MwSt, Datum & Währung), sodass du diese im besten Fall nur noch einmal prüfen und kurz bestätigen kannst. Auf diesem Weg wird aus einem Belegdokument ein vollständiger Datensatz. Wenn du auch diesen Schritt automatisieren möchtest, bietet FastBill im Premium Tarif auch eine vollautomatische Belegerfassung an.

Banking & Zahlungsabgleich

Rechnungen und Belege sind das eine, Zahlungen auf oder von dem Bankkonto das andere. Um nicht ständig parallel ein Banking Tool nutzen zu müssen, bietet FastBill eine eigene Banking Funktion an. Über den Service finAPI kann FastBill bis auf wenige Ausnahmen mit den meisten großen und modernen Banken, sowie PayPal Konten verknüpft werden.

Über die Schnittstelle können nicht nur eingehende Zahlungen zu Rechnungen zugewiesen werden. Auch Überweisungen für Belege, die in FastBill zuvor erfasst wurden, können mit wenigen Klicks zugeordnet werden.

Um eingehende Zahlungen zuzuordnen, nutze den Menüpunkt Banking. Darin werden alle aktuellen Transaktionen auf dem Konto angezeigt. Sobald FastBill eine passende Rechnung zu einer Zahlung erkannt hat, schlägt die Software die Zuordnung vor. Die Bestätigung erfolgt dann nur noch mit einem Klick. Alternativ kannst du jede Transaktion anklicken und über die Belegauswahl den passenden Beleg selbst suchen und per Drag-and-drop zuordnen.

Die Zahlung wird anschließend mit dem passenden Konto, dem Betrag und dem Zahldatum direkt am Beleg gespeichert - und der Status wird grün.

Belege per Überweisung bezahlen

Überweisungen (ausgehende Zahlungen) erfolgen ebenfalls über die Banking-Funktion, aber nicht über den Menüpunkt Banking. Um eine Überweisung zu starten, öffne zunächst in den unbezahlten Beleg und klicke rechts auf “Rechnung bezahlen”.

Ähnlich wie bei der Belegerfassung erkennt FastBill auch hier alle wichtigen Daten für die Überweisung, wie

• Empfänger
• IBAN
• Betrag
• Verwendungszweck (i.d.R. Rechnungsnummer)

Optional kann das Ausführungsdatum auch in der Zukunft gewählt werden. FastBill zeigt in dieser Ansicht ebenfalls den Kontostand an, sodass du weißt, ob die Rechnung aus der vorhandenen Liquidität bezahlt werden kann. Ein weiterer Klick auf “Weiter zur Bestätigung” führt dich zur Überweisungsmaske von finAPI, wo bereits alle Daten ausgefüllt und die Überweisung nur noch bestätigt werden muss, z.B. mit einer TAN. Das konkrete Verfahren hängt dabei von der jeweiligen Bank ab.

Falls du noch ein passendes Konto suchst, dann könnte dir dieser Geschäftskonto Vergleich helfen.

Kontierung & DATEV Schnittstelle

Bei der Belegerfassung zeigt sich auch ein weiteres wichtiges Feature von FastBill: Die Kontierung. Falls du mit einem Steuerberater zusammenarbeitest und dieser mit DATEV oder einer anderen Steuersoftware arbeitet, die eine Kontierung der Belege erfordern.

Zu jedem erfassten Beleg kannst du dafür im Feld Kategorie bei der Erfassung angeben, um was es sich genau handelt, wie Telefon & Internet, Büroeinrichtungen, Dienstleistungen, Lizenzen, usw. Die “Übersetzung” in Standardkontenrahmen (SKR) übernimmt FastBill dabei. In den Einstellungen können die Kontenrahmen übrigens auch flexibel angepasst oder erweitert werden. Das sollte idealerweise in Absprache mit dem Steuerberater funktionieren.

Zum Steuerberater gelangen die erfassten Dokumente entweder über einen DATEV Export oder noch einfacher: per DATEV Schnittstelle (Rechnungsdatenservice 1.0). Über die Schnittstelle wird die Übertragung der Dokumente direkt von FastBill an DATEV Unternehmen Online übermittelt, und zwar ohne, dass die Dokumente irgendwo herunter und wieder hochgeladen werden müssen. Lediglich der Monat muss noch ausgewählt werden, dann kann die Übertragung schon losgehen.

Umsatzsteuervoranmeldung

Wenn du deine Umsatzsteuervoranmeldung selber machst (nicht über einen Steuerberater), kannst du das ebenfalls direkt über FastBill an das Finanzamt übermitteln. Wähle dazu den passenden Monat (oder das Quartal) aus, trage dein Finanzamt und deine Steuernummer ein, und übertrage die Daten.

Weitere hilfreiche Funktionen von FastBill

Neben Rechnungen, Belegen, Banking und DATEV Schnittstelle bietet FastBill weitere hilfreiche Funktionen an.

Angebote, Lieferscheine und Bestellungen

Mit den erstellten Dokumentenvorlagen in FastBill lassen sich nicht nur Rechnungen erstellen, sondern auch weitere Dokumente wie Angebote, Bestellungen (für Lieferanten) und Lieferscheine. Dabei nutzt FastBill eine aufeinander aufbauende Dokumentenstruktur. So kann aus einem Angebot eine Rechnung und aus einer Rechnung ein Lieferschein erstellt werden - ohne, dass dafür die Kunden und Rechnungsdaten immer neu eingeben werden müssen.

Zur Verwaltung von Angeboten gibt es einen jeweils unterschiedliche Status, um den Fortschritt festzuhalten (z.B. erstellt, versendet, akzeptiert)

Zeiterfassung

Wenn du Dienstleister bist und deine geleistete Arbeitszeit in Rechnung stellen möchtest, kannst du die integrierte Zeiterfassung von FastBill nutzen. Wähle ein Projekt für einen Kunden aus (oder erstelle eins), die Leistung (inkl. Stundenlohn) und starte den Timer. Wenn du Zeiten lieber pauschal erfassen möchtest, kannst du diese auch einfach eintragen. Die Zeiten werden anschließend im Projekt beim Kunden gesammelt und können anschließend mit einem Klick in eine Rechnung überführt und abgerechnet werden.

Mahnungen

In der Praxis wird leider nicht jede Rechnung fristgemäß bezahlt. FastBill hilft dir auch an dieser Stelle mit einem Mahnsystem. Wähle zwischen den Mahnstufen Zahlungserinnerung oder Mahnung 1 bis 3. FastBill erzeugt dafür immer wieder ein neues Dokument und lässt dich optional Mahngebühren erheben. Wenn du viele Rechnungen erstellst oder dich nicht damit beschäftigen möchtest, kannst du diesen Prozess auch vollständig automatisieren, inkl. Postversand der Mahnungen.

Wiederkehrende Rechnungen

Ob Wartungsvertrag, Miete oder andere wiederkehrende Leistungen - mit FastBill kannst du zu jeder Rechnung auch ein wiederkehrendes Profil erstellen. So könntest du beispielsweise alle 4 Wochen immer wieder dieselbe Rechnung (mit passendem Leistungszeitraum) entweder als Entwurf oder fertige Rechnung erstellen lassen, ohne selbst daran denken zu müssen.

Für alle, die auch den Zahlungsprozess vollständig automatisieren möchten (z. B. bei Verträgen), bietet FastBill mit dem Tool Monsum eine separate Lösung.

Mitarbeiterzugänge

Falls du mit Mitarbeitern in der Buchhaltung arbeitest, kannst du verschiedene Nutzer in FastBill anlegen und mit unterschiedlichen Rechten für bestimmte Arbeitsbereiche in FastBill ausstatten.

Was kostet FastBill?

FastBill gibt es in unterschiedlichen Tarifen, wobei alle wesentlichen Funktionen bereits im kleinsten Tarif enthalten sind. Je höher der Tarif, desto höher wird der Automatisierungsgrad.

Starter (9,99€ / Monat)

• Angebote, Rechnungen und Belegerfassung
• Rechtskonforme Aufbewahrung der Dokumente & einen AVV Vertrag
• Exporte, X Rechnungen und Lastschrift-Vorlagen
• Rechnungsversand per Mail und Post

Pro (29,99€ / Monat)

• Banking mit bis zu 5 Bankkonten
• Rechnungen überweisen
• E-Mail Inbox für Belegerfassung
• DATEV Schnittstelle
• Kundencenter mit Bezahlmöglichkeit für Kunden
• Steuerberater Zugang
• Zapier Integration

Premium (59€ / Monat)

• Volle Automatisierung beim Belegimport und der Belegerfassung
• Report zu fehlenden Belegen
• Automatischer Bankabgleich
• Automatisches Mahnwesen
• Premium Support

Wer FastBill ausprobieren möchte, kann FastBill Pro 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen. Wer ein Jahresabo abschließt, kann nochmal 10% sparen.

Fazit

FastBill ist eine umfangreiche Lösung für die Buchhaltung kleiner und wachsenden Unternehmen in Deutschland. Alle Daten und Dokumente werden GoBD-konform aufbewahrt. Für die sichere Datenverarbeitung schließt FastBill eine AVV mit seinen Nutzern ab.

Das Interface ist ansprechend und intuitiv, der Automatisierungsgrad teils sogar höher als beim Wettbewerbe wie SevDesk oder Lexoffice. Mit Funktionen wie z. B. der Beleg-Inbox kann FastBill auch einfach in den Buchhaltungsalltag-Alltag integriert werden, ohne das Tool zu öffnen. Belege können einfach auch von unterwegs an FastBill geschickt werden, oder gleich komplett automatisch importiert werden. Diese könnten dann zu einem späteren Zeitpunkt bequem innerhalb von FastBill erfasst und kontiert werden.

FastBill ist für Einzelunternehmer und Unternehmen (z. B. GmbH) gleich gut geeignet. Wer mit einem Steuerberater arbeitet, kann in FastBill alle Daten bequem und ordentlich vorbereiten und per Knopfdruck übermitteln. Das senkt im besten Fall auch die Steuerberater Kosten. Wer seine Umsatzsteuervoranmeldung selbst machen möchte, kann ebenfalls auf den Umweg über Elster verzichten und alles direkt aus FastBill übermitteln.

FastBill ist gemacht für Dienstleister, Affiliater Marketer und alle, die regelmäßige Einnahme und Ausgaben haben. Nicht ganz ideal ist FastBill aus meiner Sicht für E-Commerce Unternehmen. Hier würde ich zusätzlich eine ERP Software mit entsprechenden Shop- und Marktplatzanbindungen, sowie weiterer Funktionen für z.B. die Lagerverwaltung und den Versand empfehlen, und die Rechnungsstellung für Shop-Bestellungen nicht über FastBill laufen lassen, sondern z.B. nur die Rechnungen für Marktplatzgebühren, Zahlungsgebühren oder Lieferantenrechnungen in FastBill erfassen.