Collaboard

Collaboard stellt dir eine Software bereit, welche im Web, über Apple iOS, Android, Windows 10, aber auch über Digitale Whiteboards genutzt werden kann. Dank einer optimierten Benutzeroberfläche kann Collaboard mit Maus und Tastatur, aber auch auf Touch-Oberflächen, wie Tablets und grossen interaktiven Displays genutzt werden. Unterstützt das Endgerät hierbei die Nutzungs eines Touchpens, bietet Collaboard spezielle Funktionen, damit sich das Nutzererlebnis so natürlich wie möglich anfühlt.

Für die Sicherheit deiner Daten arbeitet Collaboard mit einer 256-Bit-Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, sowie 2 Faktor-Authentifizierung und führt ebenfalls tägliche, automatisierte Backups zum Schutz vor Datenverlust durch. Ebenfalls kannst du verschiedene Benutzerrechte vergeben oder den Zugang Einzelner zeitlich beschränken, um unerwünschtes bearbeiten zu verhindern.

Bei der Nutzung bietet Collaboard alle gängigen Funktionen, wie zum Beispiel, digitales Zeichen, formatieren der Inhalte, einbinden von Bild- oder Videoinhalten oder das darstellen von Abstimmungen. Der Anbieter verfügt über Self-Hosting und On-premises Optionen und positioniert sich als eine Online-Whiteboard-Alternative zu Miro, Mural, Conceptboard usw.

Features

Collaboard ist eine gute Option für Teams, die ihre gemeinsamen Arbeitsprozesse vereinfachen und kreativer gestalten wollen. Es funktioniert wie ein unbegrenztes Whiteboard, auf welchem du mit Haftnotizen, Bildern, Dokumenten, Videos oder verschiedenen Formen deinen Ideen Raum geben kasst. Zum Beispiel kannst du bei Collaboard Brainstorming-Sessions veranstalten, Pläne erstellen und verwalten, Ideen und Daten sammeln und vieles mehr.

Wie auf einem echten Whiteboard können die Teilnehmer mit dem Stift schreiben, zeichnen und Ideen skizzieren.

Besonders bei dem Anbieter ist die Möglichkeit, im Team an gemeinsamen Projekten zu arbeiten ohne zu anderen Anwendungen switchen zu müssen. Beispielsweise kannst du ganze Webseiten oder Videos einbetten oder ein Zoom-Call direkt in deinem Board durchführen, damit niemand das Programm verlassen muss.

Im Folgendem findest du eine Übersicht der Funktionen von Collaboard aufgeteilt in Basis-, kollaborative, Facilitator Tools und Enterprise-Features.

Basis-Funktionen

Zu den kostenlosen Basisfunktionen von Collaboard gehören digitale Notiz-Karten, auf welchem du deine Ideen im Board schnell und unkompliziert festhalten kannst.

Digitales Zeichnen erlaubt es dir, im Board mit dem digitalen Stift, z. B. von Microsoft oder Apple zu zeichnen. Dafür kannst du unterschiedliche digitale Werkzeuge wie Pinsel, Marker, Stift oder Bleistift verwenden.

Auch ist der Text natürlich ein unverzichtbares Element eines Whiteboards. Bei Collaboard hast du eine große Auswahl an Schriftarten und Farben und kannst dazu Hyperlinks als Text einfügen, um schnell auf externe Ressourcen zuzugreifen.

Beim kreativen und strategischen Arbeiten helfen dir eine Vielzahl an Formen mit individueller Farbgebung. Mit Pfeilen, geometrischen Elementen, Rahmen, Icons und thematischen grafischen Objekten lassen sich Mindmaps, visuelle Geschichten, Funnel-Lösungen und andere komplexe Projekte entwickeln.

Collaboard unterstützt auch alle gängigen Dokumenttypen z.B. .docx, .pptx, .xlsx und .pdf. Diese kannst du nicht nur hochladen, sondern auch durchsuchen, einzelne Seiten extrahieren und separate Elemente erstellen.

Ein interessantes Feature ist außerdem die Board-Kamera, welche du nutzen kannst, um ein Foto oder Video mit deiner Gerätekamera zu machen und dieses direkt ins Board hochzuladen. Das bietet sich gut an, wenn man ein live- oder virtuelles Team-Selfie machen möchte oder das Board mit Papier bzw. Flipchart-Skizzen ergänzt werden soll.

Auch sonstige Bilder und Videos in allen gängigen Formaten kannst du einfach auf dein Board per Drag & Drop einfügen. Bei Youtube-Videos musst du einfach den Link aus der Adressleiste auf das Board ziehen, damit es direkt dort abgespielt wird.

Die verschiedenen Konnektoren helfen dir dabei, beliebige Objekte zu verbinden bzw. zu gruppieren.

Kollaborative Funktionen

Collaboard lässt sich von mehreren Geräten aus gleichzeitig nutzen, was eine Zusammenarbeit im großen Team möglich macht.

Als Host legst du das Projekt an und teilst es einfach per Link, QR-Code oder E-Mail-Einladung mit deinen Kollegen.

Unterschiedlichen Personen kannst du dabei unterschiedliche Zugriffsrechte (Besitzer, Moderator, Schreiben und Lesen) erteilen.

Deine Zuschauer kannst du in solchen Fällen als Gastnutzer einladen. Sie haben dann die Möglichkeit, mit nur einem Klick auf das Board zuzugreifen ohne sich registrieren zu müssen.

Für bessere Konfidentialität lässt sich für jedes Board ein Passwort erstellen, mit welchem sich die Gastnutzer anmelden können.

Advanced Tools

Und nun gehen wir über zu den Facilitator-Funktionen, die für Moderatoren entwickelt wurden und meistens nur für Advanced User verfügbar sind.

Die "Follow me"-Funktion ist besonders für Pitches und Projektpräsentationen sehr nützlich: Du führst deine Kunden/Investoren einfach durch dein Board und steuerst ihre Aufmerksamkeit, indem sie automatisch deinem Mauszeiger folgen.

Um schneller zwischen unterschiedlichen Teilen auf deinem Board zu wechseln, kannst du für jeden thematischen Bereich einen Quick Link erstellen. Die Quick Links werden dann auf einer Leiste angezeigt und helfen dir zwischen den ausgewählten Bereichen effektiv zu navigieren.

Per Feedback-Funktion kannst du deine Teilnehmer dazu bringen, an Abstimmungen teilzunehmen oder Kommentare bzw. Bewertungen in deinem Board zu hinterlassen.

Als Moderator hast du auch die Möglichkeit, einen Timer mit Countdown zu starten und diesen nach Bedarf dynamisch anzupassen.

Wie vorher schon erwähnt, auch Zoom-Videokonferenzen integrieren geht bei Collaboard problemlos. Dafür musst du allerdings trotzdem das Meeting vorher in Zoom einrichten.

Eine umgekehrte Lösung gibt es auch: Collaboard lässt sich z.B. als App direkt in Microsoft Teams integrieren, damit du nicht mehr zwischen unterschiedlichen Anwendungen springen musst.

Collaboard als digitaler Workspace

Die Whiteboard-Technologie bietet sich nicht nur für einzelne Projekte und Collaborationssessions an, sondern kann auch als virtueller Arbeitsplatz verwendet werden. Dafür lässt sich das Whiteboard mit unterschiedlichen Office-Elementen z.B. Arbeitstischen und virtuellen Räumen einem echten Büro ähnlich machen.

Bestimmte Objekte bzw. Objektgruppen lassen sich auf dem Board sperren, so dass diese bei regelmäßigen Nutzung nicht zufällig verschoben oder gelöscht werden.

Auch können die Teilnehmer an einem Bereich arbeiten, der nur für sie zugänglich ist, um von anderen nicht gestört zu werden - eine Art Privatbüro für eigene Projekte bzw. fokussierte Arbeitssessions.

Enterprise-Funktionen

Wie du siehst gibt es bei Collaboard viele interessante Anwendungen für geschäftliche Nutzungszwecke. Benötigst du mehr davon? Dann kommen für dich die Enterprise-Features in Frage.

Damit kann dein Unternehmen jedem einzelnen Mitarbeiter spezifische Zugriffsrechte zuweisen.

Auch am Whiteboard lassen sich je nach Unternehmensanforderungen umfassende Anpassungen vornehmen.

So erlaubt dir die Enterprise-Version von Collaboard deine eigene Icon-Bibliothek an dein ERP-System anzubinden sowie dein individuelles Corporate Design in deine Whiteboard-Projekte einzubringen.

Auch benutzerdefinierte Drittanbieter-Integrationen, Vorlagen und Vorlagenkategorien sowie der Zugriff auf ausführliche Nutzungsberichte stehen den geschäftlichen Nutzern zur Verfügung.

Das Backoffice-Tool von Collaboard ermöglicht darüber hinaus den Unternehmen, ihre Collaboard-Lösung an einem selbst ausgewählten Standort zu hosten und zu verwalten.

Weitere nützliche Features

Collaboard setzt auf breite Funktionalität sowie flexible Nutzung. So kannst du z.B. Keyboard Shortcuts verwenden, um schneller auf deinem Board zu navigieren. Weiterhin ist die Möglichkeit sehr nützlich, die Excel-Daten auf deine Board zu übertragen. Diese werden dann automatisch in eine dynamische Sticker-Tabelle umwandelt. Und wenn du viel mit Zeichnungen bzw. grafischen Elementen arbeitest, helfen dir die Board-Rastern diese besser zu strukturieren.

Fertig mit der Gestaltung?

Dann kannst du dein Whiteboard direkt im Bildformat (PNG-Datei) exportieren und extern speichern.

Vorteile von Collaboard auf einen Blick:

• regelmäßige Aktualisierungen und neue Features
• moderne und flexible Deployment-Optionen
• individuelle Container-Lösungen, Docker, OpenShift, Kubernetes
• automatische Skalierung
• sehr hohe Datensicherheit
• Nutzer-Authentifizierung
• sichere Single-Sign-On (SSO) mit SAML 2.0 oder oAuth2 Integration
• Möglichkeit, eigene Sicherheitsvorschriften einzubauen
• viele Anpassungsoptionen
• kundenspezifisches Branding (Zugangsseite, App-Name, Logo, Farbe, Domain)
• Integrationen (Zoom, MS Teams)
• In-App Nachrichten
• Unterstützung mehrerer Endgeräte
• optimierte Benutzeroberfläche für sämtliche Endgeräte
• spezielle Funktionen bei Nutzung des digitalen Stifts
• zahlreiche Vorlagen
• Darkmode für bessere Lesbarkeit

Use Cases

Collaboard kann für mehrere Zwecke eingesetzt werden: Produktdesign, Workshops, Präsentationen, Planung, Projektmanagement, Workflows, Brainstorming & Design Thinking, Business Model, Analysen, visuelles Training, Customer Journey, Funnel-Mapping und andere.

Anhand folgender Beispiele siehst du, wie die Whiteboard-Lösung von Collaboard in großen Projekten zum Gamechanger wurde:

ARRI

ARRI ist ein Global Player in der Filmindustrie mit Hauptsitz in München und beschäftigt weltweit rund 1.200 Mitarbeiter. Während in den Präsenzmeetings und Brainstormings von ARRI Papier-Whiteboards bzw. Flipcharts benutzt werden, suchte das Unternehmen nach einem Äquivalent für virtuelle Teamtreffen. Der Wunsch war außerdem, diverse Arbeitsprozesse von ARRI kreativer, interaktiver und effektiver zu gestalten.

Die Wahl fiel auf Collaboard. Auf die digitale Whiteboard-Lösung greifen nun die Teams in globalen Management Meetings und Department Meetings sowie in internationalen Workshops mit Teilnehmern aus der ganzen Welt zu. Zusätzlich kommt Collaboard in der Projektarbeit zur Visualisierung von Roadmaps, Customer Journeys oder beim Brainstorming in einzelnen Abteilungen häufig zum Einsatz.

Workshops von Florian Kunze

Florian Kunze ist CIO/CDO und einer der Geschäftsleiter in einem mittelständischen Familienunternehmen. Als Speaker und Business Profi nutzt er die Online-Whiteboard-Software von Collaboard in seinen Digitalisierungsworkshops und Lean Meetings.

Zum Beispiel werden die Workshops „Digitalisierung GANZ KONKRET“ mithilfe von Collaboard in den Unternehmen durchgeführt. Dabei bekommt jeder Teilnehmer ein Individual-Board, mit welcher er seine Digitalisierungsstrategie entwickeln kann. Der Zugriff auf die Individual-Boards ist nur dem Teilnehmer selbst gewährt.

Auch gemeinsame Gruppen-Boards erfüllen hervorragend ihren Zweck, um die Ideen und konkrete Umsetzungsbeispiele kollaborativ zu entwickeln.

Besonders an dem Whiteboard-Einsatz von Florian Kunze ist, dass der Digitalisierungsexperte seine Boards als Story aufbaut. Seine Workshop-Teilnehmer führt er durch die in einer Geschichte verpackte Präsentation, um ihre virtuelle Experience so kurzweilig und strukturiert wie möglich zu machen.

So erstellst du dein Whiteboard bei Collaboard:

1. Nachdem du deinen Preisplan ausgewählt und dein Profil erstellt hast, landest du auf der Startpage. Dort kannst du entweder ein neues Projekt anlegen oder ein bestehendes per QR-Code öffnen.

2. Wenn du mit einem neuen Projekt anfangen möchtest, hast du die Möglichkeit je nach Kategorie aus verschiedenen Vorlagen zu wählen. Hast du dich für eine entschieden, wird ein vorgefertigtes Board erstellt, in welchem du alle Elemente nach deinen Wünschen anpassen kannst.

Beispiel-Vorlage für Design Sprint

3. Wenn du dein Projekt ganz individuell von Null an gestalten möchtest, kannst du auf eine Vorlage verzichten und mit einem leeren Board starten. Über die Leiste links auf dem Board kannst du unterschiedliche Elemente und Inhalte wie Bilder, Icons, Textkarten, Videos oder Links auswählen bzw. einbetten.

4. Die verschiedenen Elemente kannst du anschließend beliebig miteinander verbinden und gruppieren. Das Board hat keine Grenzen, insofern kannst du dein Projekt so komplex du willst ausbauen.

Kosten

Es gibt 4 Preismodelle: eine kostenlose Option für maximal 3 Projekte, ein Persönlicher Plan für €3 pro Nutzer/Monat, einen Basic Plan für €5 pro Nutzer/Monat und einen Advanced Plan für €10 pro Nutzer/Monat. Je nach Plan stehen dir unterschiedliche Funktionen und Kapazitäten zur Verfügung. Die Abrechnung erfolgt jährlich.

Datenschutz

Die Sicherheit deiner Daten wird bei Collaboard wie bereits erwähnt durch eine 256-Bit-Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und 2 Faktor-Authentifizierung auf höchstem Niveau gewährt. Tägliche, automatisierte Backups tragen ebenfalls zum besseren Datenschutz bei.

Möchtest du die maximale Kontrolle über deine Daten übernehmen, dann lohnt es sich, auf die Self-Hosting Option (on-premises, in der Azure, Amazon Web Services oder inhouse) von Collaboard zurück zu greifen. In diesem Fall werden deine Daten in der Cloud deiner Wahl gehostet.

Bei dem externen Datenhosting wird dieses wiederum ausschließlich in den Rechenzentren in der Schweiz oder der EU DSGVO-konform betrieben.