Beliebte VoIP Software Tools entdecken

Traditionelle Telefonleitungen werden selbst in der Geschäftswelt immer öfter durch schlanke und flexible VoIP Systeme ersetzt. Die Vorteile der zukunftssicheren Technologie liegen hierbei klar auf der Hand. So bietet die Telefonie über das Internet nicht nur Kostenvorteile, sondern steigert dank innovativer Funktionen und Features auch die Produktivität der Mitarbeiter. Zusätzlich lassen sich VoIP Tools einfach in die bestehende Systemlandschaft integrieren, wodurch weitere Synergieeffekte entstehen.

Was sind VoIP Tools?

Bei einem Voice-over-IP System handelt es sich um eine digitale Telefonanlage, die es möglich macht, Gespräche über das Internet zu führen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Telefonanlagen, die für den Gesprächsaufbau dezidierte Telefonleitungen benötigen, nutzen VoIP Tools ein IP-basiertes Datennetzwerk. Die Gespräche lassen sich hierbei mithilfe einer virtuellen Telefonnummer bequem über einen traditionellen PC oder Laptop sowie über eine App am Smartphone oder Tablet abwickeln. Voraussetzung ist jedoch, dass das Endgerät über ein Mikrofon und einen Lautsprecher verfügt. Alternativ ist es möglich, ein passendes Headset mit dem jeweiligen Endgerät zu verbinden. Um eine erstklassige Sprachqualität zu gewährleisten, benötigen die meisten Tools zumindest eine Bandbreite von 100 bis 150 kBit/s. Die Bandbreite wächst jedoch mit jedem Mitarbeiter, sodass bei 100 Mitarbeitern ein Durchsatz von 10 bis 15 Mbit/s erforderlich ist.

Wo werden die Tools eingesetzt?

Tools für die Internettelefonie kommen sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Bereich zum Einsatz. Dabei liegt die smarte Technologie aufgrund ihrer guten Skalierbarkeit primär im Businessumfeld stark im Trend. So setzen besonders Start-ups, die ein schnelles Wachstum hinlegen, beinahe ausschließlich auf Voice-over-IP. Zusätzlicher Vorteil der Tools ist es, dass sich diese vielfach einfach mit bestehender Software kombinieren lassen. Erstklassige Tools ermöglichen oftmals eine direkte Integration mit bestehenden CRM-Systemen. Dadurch lassen sich Kundenanrufe auf Wunsch automatisch aufzeichnen, protokollieren und nachbearbeiten. Zusätzlich ist selbst eine Synchronisierung mit bereits existierenden Anruflisten möglich, wodurch redundante Wartungsarbeiten entfallen.

On-Premises Lösungen

On-Premises Lösungen werden direkt auf den Unternehmensservern installiert. Dank übersichtlicher Dashboards und einfacher Menüführung ist es meist möglich, das Telefonsystem so auch ohne Expertenwissen aufzusetzen und zu verwalten. Zudem lassen sich neue virtuelle Telefonnummern selbst konfigurieren und den einzelnen Mitarbeitern zuweisen. Dies spart Ressourcen und erlaubt das Onboarding neuer Mitarbeiter auch dann, wenn diese keine Möglichkeit haben, die Büroräumlichkeiten selbst aufzusuchen.

Cloud Technologien

Die Cloud macht auch vor Voice-over-IP keinen Halt. So gibt es immer mehr Tools, die in der Cloud gehostet werden. Diese Vorgehensweise spart die Anschaffung teurer Server und gibt Unternehmen zudem ein Maximum an Flexibilität. Wächst das Unternehmen, so lassen sich die Anlage und die zugehörige Hardware auf Knopfdruck vergrößern. Zudem ist es möglich, dass Mitarbeiter das Telefonsystem auch ohne dezidierte Einwahl in das hauseigene VPN nutzen. Dies ist insbesondere für Mitarbeiter, die oftmals auf Reisen sind oder aus den eigenen vier Wänden arbeiten, ein großer Vorteil.

Was gilt es beim Einsatz von VoIP Software zu beachten

Wie auch bei der Auswahl anderer Software so gilt auch bei der Auswahl von Tools für VoIP, dass die Software zu den eigenen Anforderungen und Bedürfnissen passen muss. Für Privatanwender oder kleinere Unternehmen sind kostenfreie Tools mit einem eingeschränkten Funktionsumfang oftmals eine ausreichende Lösung. Wer jedoch das volle Potenzial von VoIP nutzen möchte, der sollte einen genaueren Blick auf professionelle VoIP Software werfen. So erleichtern Features wie Chats, virtuelle Konferenzräume, individuelle Wartemusik, konfigurierbare Anrufgruppen oder zusätzliche Sicherheitsfeatures den Arbeitsalltag in mittleren und großen Unternehmen. Zusätzlich helfen auch integrierte Dashboards zur Leistungsüberwachung sowie ein starkes Berichtswesen oder automatisches Routing dabei, das interne sowie externe Kommunikationssystem zu optimieren.

Welche Vorteile bieten Tools für die Internettelefonie?

Tools für die Internettelefonie sind echte Alternativen zu traditionellen Festnetzanschlüssen. Dabei bieten viele Tools die Möglichkeit, Festnetznummern und Rufnummern in das System zu integrieren. Auch die Qualität der Anrufe ist, bei passender Bandbreite, gleichwertig mit der von herkömmlichen Telefonanlagen. Die Systeme gelten zudem als überaus stabil, sofort einsatzbereit und können unabhängig vom Standort eingesetzt werden.

Plattformunabhängigkeit

Ein großer Pluspunkt von VoIP ist die Plattformunabhängigkeit. Das IP-Protokoll funktioniert losgelöst vom darunterliegenden Betriebssystem, sodass Nutzer unabhängig vom verwendeten Endgerät mittels VoIP telefonieren können. Zudem lassen sich mehrere Geräte mit mehreren Rufnummern gleichzeitig nutzen.

Hohe Sicherheitsstandards

IP-Netzwerke sind in der Regel gesichert und dadurch vor unbefugten Zugriffen geschützt. Im Gegensatz zu traditionellen Telefonanlagen ist es überdies möglich, den bestehenden Schutz mit weiteren Maßnahmen deutlich zu verbessern. So bieten viele Tools ihren Usern Features zur Sprachverschlüsselung oder integrierte Firewalls, die individuell konfiguriert werden können. Auch starke Passwörter oder die Option, Kostenlimits zu definieren, tragen dazu bei, die Risiken eines Hackerangriffs nachhaltig zu senken.

Kostenvorteile

Die Nutzung von VoIP ist nicht nur bequem, sondern spart auch bares Geld. Schätzungen gehen davon aus, dass besonders bei Anrufen ins Ausland mehr als 50 % der monatlichen Telefonkosten eingespart werden können. Zudem entfallen die Kosten für die initiale Installation sowie für die Wartung und Instandhaltung der Telefonanlage. Ein ganz besonderer Bonus von VoIP telefonieren ist zudem die erhöhte Effizienz. So steigern Features für den einfachen Austausch von Dateien und die Möglichkeit der Abhaltung von Videokonferenzen und Chats die Produktivität der Mitarbeiter und verbessern gleichzeitig die Qualität der Zusammenarbeit.