Die Digitalisierung verändert unsere Arbeitswelt und immer mehr Menschen erledigen ihre Aufgaben abseits klassischer Geschäftsbüros. Damit Teams unabhängig von Ort und Zeit produktiv und effizient miteinander arbeiten können, bedarf es komplett neuer Tools, die sowohl die Kommunikation fördern als auch dazu beitragen, die Kultur der einzelnen Teams zu stärken. Nur so ist es möglich, dass Teams an einem Strang ziehen und gemeinsam innovative Lösungen für neue Probleme finden.
Was versteht man unter Teamkultur?
Die Teamkultur bildet die Grundlage für eine effektive und effiziente Zusammenarbeit. Dabei wird die Kultur eines Teams von unterschiedlichen Faktoren beeinflusst. So haben sowohl Gewohnheiten, Abläufe und Traditionen als auch die Erfahrungen und das Wissen einzelner Mitarbeiter eine entscheidende Wirkung auf die vorherrschende Kultur im Team. Speziell für Teams sind auch diese
HR Tools spannend und gefragt.
Welche Unterschiede gibt es zwischen Teams die online und offline arbeiten?
Die Kommunikation zwischen Teammitgliedern, die sich jeden Tag im Büro treffen, passiert sowohl verbal als auch nonverbal. Ein gemeinsames Büro stärkt das Teamgefühl, ermöglicht Spontanität und erleichtert es zudem, bestimmte Rituale und Traditionen einzuführen und zu pflegen. Sehen sich die Teams nur im virtuellen Raum, gehen diese Faktoren oftmals verloren. Unternehmen, die möchten, dass ihre Teams auch online optimal miteinander kooperieren, stehen daher in der Pflicht, ein Rahmenwerk zu erschaffen, durch welches die Werte des Unternehmens auch über Bürogrenzen hinweg gefördert und gelebt werden können.
Aspekte eines guten Teams
Studien belegen, dass Teams, die sowohl eine hohe Sachorientierung als auch eine starke Beziehungsorientierung aufweisen, am erfolgreichsten sind. Eine gute Teamkultur entsteht jedoch nicht über Nacht. Es bedarf gemeinsamer Erfahrungen, Wertvorstellungen und Zielen sowie einer souveränen Teamleitung, damit das Team harmonisch arbeitet und kooperiert. Die Spielregeln innerhalb des Teams müssen sowohl online als auch offline für alle Teammitglieder bekannt sein. Auch Transparenz, Offenheit und Ehrlichkeit unter den Teammitgliedern sowie eine gemeinsame Sprache und klare Erwartungshaltungen tragen dazu bei, dass Teams erfolgreich sind.
Warum sind Team Kultur Tools entscheidend für den Erfolg von online Teams?
Ein großer Teil unserer Arbeit besteht aus Kooperations- und Koordinationsaufgaben. Sind nicht alle Teammitglieder im Haus, so muss
Kollaborationssoftware die Aufgabe übernehmen, die effiziente Zusammenarbeit zwischen den Teams zu ermöglichen und gleichzeitig die Kultur der Teams zu bewahren. Die Nutzung einer einheitlichen Plattform erlaubt es hierbei, eine zentrale Schnittstelle für alle Teammitglieder zu schaffen. Regelmäßige Teambesprechungen sowie ein gemeinsames Laufwerk für Dokumente und Aufgaben erleichtern hierbei die tägliche Arbeit. Gepaart mit Gruppen-Messaging, Tools für die Ressourcenplanung und Fortschrittsvisualisierung sowie durch den Einsatz von Videokonferenzen, entsteht so ein interaktives System, welches nicht nur die Kollaboration verbessert, sondern auch den Teamgeist stärkt.
Welche Funktionen und Eigenschaften von Team Tools helfen, die Produktivität zu steigern?
Damit Arbeitskollegen als echtes digitales Team arbeiten, gilt es, die Interaktionen zwischen den einzelnen Teammitgliedern zu steigern. Viele Team Tools bieten hierbei Funktionen, wie beispielsweise Newsfeeds oder Video-Channels, mit denen Mitarbeiter schnell und unbürokratisch miteinander in Kontakt treten können. Zusätzlich ist es jedoch auch wichtig, auf das Wohlergehen der einzelnen Mitarbeiter zu achten. So können beispielsweise Team-Zufriedenheitsumfragen oder die Option, anonymes Feedback geben zu können, dabei helfen, mögliche Konflikte schon frühzeitig zu erkennen und diese zu lösen. Erstklassige Tools bieten ihren Nutzern zudem auch gemeinsame virtuelle Räume, in denen die Teammitglieder ihr Wissen teilen und erweitern können.
Usability
Kollaborationstools sollten immer einfach in ihrer Handhabung sein und neue Mitarbeiter dazu einladen, sich in das Team einzubringen. Bei der Auswahl der unterschiedlichen Tools gilt es daher, das Wissen und die technischen Fähigkeiten aller Teammitglieder zu beachten. Dieses Vorgehen vermeidet Frust und führt dazu, dass Teammitglieder mehr Zeit haben, um sich auf ihre Aufgaben zu konzentrieren.
Plattformen und Endgeräte
Werden unterschiedliche Plattformen und Endgeräte im Team genutzt, so muss sichergestellt sein, dass die verwendeten Tools auch auf allen Plattformen verfügbar sind. Lösungen, die in der Cloud gehostet werden, sind hierbei beispielsweise eine gute Alternative für all jene Unternehmen, die über eine heterogene IT-Landschaft verfügen.
Mindmapping und Brainstorming
Besonders Kreativitätstechniken wie Mindmapping oder Brainstorming basieren zu einem großen Teil auf nonverbaler Kommunikation und Gruppendynamik. Um diese Techniken auch online anzuwenden, ist ein klassischer Videochat oftmals nicht ausreichend. Unternehmen, bei denen Kreativität und Innovationen zum Kerngeschäft zählen, können dieses Problem durch Tools umgehen, die sich speziell auf kreative Ideen- und Lösungsfindungen im Web spezialisiert haben. Durch den hohen Interaktionsgrad haben diese Tools oftmals den Vorteil, dass sie nicht nur neue Blickwinkel ermöglichen, sondern auch den Teamgeist stärken.
Welche Herausforderungen lassen sich mit Team Kultur Tools lösen?
Je besser die Kommunikation im Team, desto einfacher wird es auch, neue Teammitglieder in die Mannschaft zu integrieren. Der Teamprozess beginnt daher schon mit dem Onboarding neuer Kollegen, reicht über die virtuelle Kaffee- oder Mittagspause und endet beim gemeinsamen Spieleabend, bei dem sich die einzelnen Teammitglieder auch privat austauschen können.
Erreichbarkeit
Die Erreichbarkeit ist besonders bei virtuellen Teams, die in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten, oftmals eine große Herausforderung. Um ein flüssiges Arbeiten zu gewährleisten, ist es daher notwendig, vorab fixe Zeiten zu definieren, zu denen die Teammitglieder erreichbar sind. Viele Tools zeigen beispielsweise den aktuellen Anwesenheitsstatus der einzelnen Teammitglieder automatisch an, wobei vielfach Funktionen integriert sind, die kennzeichnen, dass ein Kollege zwar online ist, jedoch aktuell nicht gestört werden möchte.
Team Verwaltung
Ausgezeichnete Tools integrieren Planungs-, Analyse- und Reporting-Funktionen, wodurch sich die Steuerung und Überwachung von digitalen Teams meist deutlich einfacher gestaltet als die Team Verwaltung und Leitung von offline Teams. Die genauen Aufzeichnungen liefern zudem eine solide Datenbasis, die es möglich macht, Optimierungen einzuleiten und neue Projekte exakter zu planen.
