Ratgeber
Smarte HR Tools ist für viele Unternehmen die Eintrittskarte in die Welt der Digitalisierung. Dabei helfen die durchdachten Tools nicht nur bei der Mitarbeiterverwaltung und effizienteren Gestaltung von HR-Prozessen. Vielmehr haben die Anwendungen das Potenzial, Mitarbeiter aus ganz unterschiedlichen Bereichen tatkräftig bei ihren täglichen Aufgaben zu unterstützen. So verbessern integrierte Kommunikationstools und Absenzenkalender die Zusammenarbeit in Teams und auch Geschäftsreisen oder Weiterbildungsmaßnahmen lassen sich oftmals bequem über eingebundene Self-Service-Features administrieren.
HR Tools: Der smarte Einstieg in die Digitalisierung
Erstklassige HR Software ermöglicht auch kleinen und mittelständischen Unternehmen den Einstieg in die Digitalisierung. Die unterschiedlichen Tools integrieren hierbei eine Vielzahl vordefinierter Prozesse, die eine zügige Automatisierung zeitraubender Routinetätigkeiten ermöglichen. Dieses Vorgehen spart nicht nur HR Kosten, sondern gibt den Personalern auch mehr Freiräume, um sich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren. Dabei lässt sich HR Software je nach persönlicher Anforderung on-premise oder auch in der Cloud hosten. Großer Vorteil des Hostings in der Cloud ist der einfache Zugang unabhängig von Zeit und Ort. So haben nicht nur Personaler, sondern auch Entscheider und Führungskräfte die wichtigsten Daten jederzeit im Blick. Dabei lassen sich ausgezeichnete Tools meist sehr einfach durch unterschiedliche Module ergänzen. Dies gibt Unternehmen die Möglichkeit, bestehende Prozesse nach und nach zu digitalisieren und ihre bestehenden Daten auf einer zentralen Plattform zu bündeln.
Welche Funktionen werden für die Verwaltung von Teams benötigt?
Unsere vernetzte Welt verändert die Art und Weise, wie wir miteinander kommunizieren. Gute Personalsoftware kann Teams hierbei nachhaltig unterstützen. So erleichtern Funktionen aus dem Bereich der Social Collaboration die gemeinsame Zusammenarbeit. Digitale Personalakten und gemeinsame Kalender zur Urlaubsplanung führen wiederum zu mehr Transparenz und zu einem verringerten administrativen Aufwand für die Personalabteilung. Zudem ist es möglich, Komponenten und Plattformen für das Wissensmanagement und das E-Learning in die Tools zu integrieren. Wird die Software als Recruiting Tool genutzt, so ist es auch möglich, dass alle Teammitglieder vollen oder eingeschränkten Einblick in die Bewerberdaten erhalten und aussichtsreiche Kandidaten im Team bewerten. Schlussendlich stellt die Software jedoch auch für Teamleader eine große Vereinfachung dar. So lassen sich sämtliche Arbeitsaufzeichnungen sowie die Performance der Mitarbeiter meist auf Knopfdruck auswerten. Zusätzlich ist selbst Vorbereitung und Durchführung von Mitarbeitergesprächen mit einem Tool meist wesentlich schneller und kosteneffizienter möglich als über klassische Bewertungsbögen und Aufzeichnungen aus Papier.
Eignen sich HR-Tools für die Personalverwaltung für jedes Unternehmens?
Die meisten Recruiting Tools verfügen über einen modularen Aufbau, wodurch die Software flexibel an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden kann. Besonders kleine und mittlere Unternehmen sollten die unterschiedlichen Tools vorab jedoch genau evaluieren und bewerten. Viele Prozesse sind trotz Anpassungsmöglichkeiten ganz einfach zu umfangreich oder detailliert für das eigene Unternehmen. Zudem spielt selbstverständlich auch die Preisgestaltung eine große Rolle im Entscheidungsfindungsprozess. Dabei bieten viele Hersteller attraktive Abonnements, deren Kosten sich an der Anzahl der Benutzer richten. Diese Modelle sind für kleine Unternehmen oftmals überaus interessant, da sie so zu geringen Kosten Zugang zu Software bekommen, die normalerweise nur großen Organisationen oder Konzernen vorbehalten ist.
Was gilt es bei der Auswahl von Personalsoftware zu beachten?
Die Ansprüche an die Spezialsoftware sind unterschiedlich und nicht jede Lösung ist für jedes Unternehmen ideal. Dabei bieten auch HR Software Marktführer wie SAP oder Personio anpassbare Produktversionen, die sich selbst für kleinere Organisationen eignen. Beim Kauf einer neuen Lösung gilt es daher, vorab zu entscheiden, welche Features auf jeden Fall benötigt werden und auf welche Funktionen verzichtet werden kann.
Usability
Die beste Software bringt keine Vorteile, wenn diese von den Anwendern nicht genutzt wird. Daher gilt die Benutzerfreundlichkeit als eines der wichtigsten Auswahlkriterien. Ausgezeichnete Tools bieten ihren Usern konfigurierbare Dashboards und eine einfache Menüführung. Zusätzlich stehen oftmals eigene Apps zur Verfügung, die sowohl auf iPhones als auch auf Smartphones für Android genutzt werden können.
Einfaches Reporting
Einer der größten Vorzüge der Digitalisierung ist das vereinfachte Reporting. Je mehr Daten zentral auf einer Plattform gesammelt werden, desto bessere und genauere Reports und Analysen lassen sich generieren. Für aussagekräftige Berichte in Echtzeit kann oftmals auf vorab konfigurierte Standardreports zurückgegriffen werden. Diese zeigen nicht nur den aktuellen Status, sondern geben auch wertvolle Informationen über ungenutzte Potenziale und Optimierungsmöglichkeiten.
Speziallösungen
Unterschiedliche Branchen verfügen über verschiedene Standardprozesse. Daher gibt es einige Anbieter, die sich im Bereich von HR Software auf ganz bestimmte Branchen spezialisiert haben. Zusätzlich bieten Generallösungen oftmals eigene Module für spezifische Branchen, sodass sich Aufgaben, die in einer Branche immer wieder anfallen, durch die Software ohne zusätzlichen Aufwand automatisieren werden können.
Features
HR Tools verfügen in der Regel über eine Vielzahl an Features. So gibt es Funktionen zur Unterstützung der Mehrsprachigkeit und Features, um Lebensläufe miteinander zu vergleichen oder um Stellenanzeigen automatisch auf den gewünschten Portalen zu schalten und automatisiert auf diese zu antworten. Damit die ausgewählte Software perfekt zu den eigenen Ansprüchen passt, sollten alle notwendigen Features vorab definiert und in einem Reviewprozess geprüft werden.
Anpassungsfähigkeit und Erweiterbarkeit
Unternehmen entwickeln sich ständig weiter, wodurch die Software möglichst gut anpassbar sein sollte. Erstklassige Software zeichnet sich dadurch aus, dass bestehende Prozesse einfach und flexibel im System abgebildet werden können. Zudem gilt es bei der Auswahl ein Augenmerk auf die unterschiedlichen Module zu werfen. Vielleicht werden Pakete wie die Reisekostenabrechnungen oder die Verwaltung eines Fuhrparks aktuell nicht benötigt, jedoch in einigen Jahren. Wenn das ausgewählte Tool schon heute über diese Module verfügt, lassen sich die Teilbereiche zukünftig einfach integrieren, ohne zusätzlichen Migrationsaufwand zu verursachen.
