Die beste Software zur Reisekostenabrechnung – so findest du sie
Eine korrekte und vollständige Abrechnung deiner Reisekosten ist in vielen Fällen mit einem hohen Aufwand verbunden. Umso wichtiger ist es, die eigenen Reisekosten schnell und einfach mithilfe digitaler Systeme abzurechnen und die Kontrolle zu behalten. Zu diesem Zweck gibt es bereits zahlreiche Softwares, die dich bei diesem Problem unterstützen können. In diesem Ratgeber zeigen wir dir, worauf du bei der Auswahl achten solltest und wie du deine Reisekosten sicher abrechnest.
Worum handelt es sich bei Reisekosten im Detail?
Bei Reisekosten handelt es sich um konkrete Ausgaben für deine Auswärtstätigkeiten. Dies können zum Beispiel Fahrtkosten, aber auch die entstehenden Kosten zur Beherbergung oder für deine Verpflegung vor Ort sein. Auch Reisenebenkosten gehören in diesen Bereich und sorgen dafür, dass deine Geschäftsreisen steuerlich berücksichtigt werden. Wichtig sind jedoch immer passende Belege.
Als Kernprinzip der Buchhaltung gilt, dass für jede Aufwendung auch ein Beleg vorhanden sein sollte. Auch für diverse Apps und Programme, die dich bei deinen Reisekosten entlasten, ist dies eine der zentralen Anforderungen. Lass dir auf Reisen vor Ort daher immer eine exakte Rechnung ausstellen. Zwar lassen sich auch zu einem späteren Zeitpunkt Ersatzbelege ausstellen, diese verursachen jedoch einen enormen Aufwand. Hinzu kommt, dass sie nicht immer vom Finanzamt anerkannt werden.
So lassen sich Reisekosten bei richtiger Erfassung erstatten
Für die Erstattung deine Reisekosten gibt es mehrere Ansätze. So erhältst du grundsätzlich einen fest definierten Verpflegungsmehraufwand. Dieser beträgt bei Geschäftsreisen mit weniger als acht Stunden am Stück gesetzlich derzeit 14 Euro. Für längere Dienstreisen werden pro 24 Stunden pauschal 28 Euro erstattet. Bei Auslandsreisen kann es jedoch Abweichungen zu den Beträgen geben.
Abgesehen von der festen Pauschale kannst du jedoch weitere Reisekosten in Form der Abrechnung erstellen und mithilfe von Belegen nachweisen. Dies gilt zum Beispiel für das Tanken, aber auch für deinen Aufenthalt in Hotels oder Restaurants. Viele Reisekosten Abrechnung Softwares unterstützen dich, indem sie deine Belege digitalisieren und mit ihrer Schnittstelle direkt weiterleiten. So musst du dir um die Anforderungen der Reisekostenabrechnung Software im Betrieb keine Sorgen machen.
Diese Funktionen hat eine vollwertige Reisekosten Software
Doch nicht nur zum Scannen und Sammeln von Belegen wird eine Reisekosten Software für Unternehmen zu einer guten Wahl. Sowohl vor der Geschäftsreise als auch während und nach dem Aufenthalt bietet dir die Reisekosten Software eine enorme Vielfalt an Möglichkeiten. Folgende Funktionen stehen dir bei vielen Reisekosten Software Anbietern zur Seite, um dich zu entlasten:
Vor einer Geschäftsreise
Im Vorfeld deiner Geschäftsreise kannst du in vielen Programmen deine Reise vorab planen. So ist die Strecke bereits mit deinem digitalen Fahrtenbuch verbunden, was dir manuelle Einträge spart. Die Daten werden daraufhin von der Reisekosten Software zur Cloud übertragen.
Während der Dienstreise
Während der Dienstreise kannst du jeden neu erhaltenen Beleg direkt einscannen und möglichst unkompliziert speichern. Eine gute Reisekostenabrechnung Software bietet dir hierzu einen praktischen Scanner. In der Regel ist die mobile Erfassung der Belege ohne Empfang möglich.
Nach deinem Aufenthalt
Durch den Import von Kreditkartenumsätzen sowie die automatisierte Berechnung deiner Steuer erkennst du direkt, welche Kosten und Erstattungen durch deine Reise anstehen. Die praktischen Auswertungen aus der Reisekosten Software ermöglichen somit eine reibungslose Anwendung.
Darauf solltest du bei der Wahl deiner Software achten
Auch wenn viele Reisekosten Software Anbieter gute Funktionen versprechen, ist dies nicht bei jeder Software wirklich der Fall. Schau dir daher gerne die Einträge in unserem Reisekostenabrechnung Software Vergleich an und lass dich über die vielen Möglichkeiten informieren. So fällt es dir leicht, die richtige Reisekosten Software für dein Unternehmen zu finden und stets möglichst unabhängig zum aktuellen Datenempfang, zu deinem Gerät oder zu sonstigen Einstellungen tätig zu werden.
Hinzu kommen weitere Funktionen wie das Einbeziehen von Mitarbeitern, die Integration des eigenen Fahrtenbuches oder die sofortige, steuerliche Berechnung. Auch eine Reisekosten Software Schnittstelle zu deiner Steuerberatung ist möglich, wenn du dich für eine vollwertige Software für deine Buchhaltung entscheidest. Folgende Vorteile machen bei der Auswahl einen guten Eindruck:
- Schnelles Scannen von Belegen und Rechnungen
- Automatisierte Speicherung und Ablage im Tool
- Direktes Vermerken deines Verpflegungsmehraufwands
- Unterteilung von Reise- und Privatkosten unterwegs
- Verknüpfung mit einer mobilen App für das Smartphone
Darüber hinaus gibt es natürlich viele weitere Funktionen, die deinen Reisekostenabrechnung Software Anforderungen gerecht werden. Wichtig ist, dass du mit den vielen Möglichkeiten gut arbeiten kannst, um die Verwaltung im geschäftlichen Alltag zu vereinfachen. Schau dir daher gerne die vielen Anbieter hier in unserem Vergleich an, um deine Reisekosten sicher verwalten zu können.
Wann lohnt sich eine Reisekostenabrechnung Software für dich?
Solltest du neben dem täglichen Weg zur Arbeit weitere Stationen besuchen müssen, ist eine gute Reisekostenabrechnung Software genau die richtige Lösung für dich. Dabei ist es unerheblich, ob du als Vertreter immer unterwegs bist oder deinen Kunden nur ab und zu einen Besuch abstattest. Mit einer flexiblen Reisekosten Abrechnung Software dokumentierst du den Weg, deine Kosten, jeden praktischen Beleg und sämtliche Pauschalen. Und das ganz ohne lästige Schreibarbeit bei dir im Auto.
Eine Software für die Reisekostenabrechnung ist daher eine gute Investition, um steuerlich bei deiner Rückerstattung kein Detail zu vergessen. Auch bei Änderungen am Regelwerk ist die Reisekosten Software für dein Unternehmen wieder auf dem neusten Stand und hilft dir dabei, am Ende des Monats alle wichtigen Belege einzureichen. Auf diese Weise wird deine Buchhaltung zum Kinderspiel.
Mit unserem Vergleich zur erfolgreichen Software-Suche!
Du suchst nun selbst nach einer modernen Reisekosten Software, die dich bei deinen Reisen ideal entlasten und begleiten kann. Dann haben wir genau die richtigen Anbieter in unserem Vergleich für dich zusammengefasst. Sowohl als Freiberufler als auch für Vertreter im Außendienst helfen dir die vielen Softwarelösungen bestmöglich dabei, deine Reisekosten vollständig erstatten zu lassen. So vergisst du in Zukunft sicher kein Detail mehr, sondern sorgst für eine gute und vollwertige Erfassung.
